Continuer à échanger dans le respect des règles sanitaires implique des changements et des adaptations à de nouveaux processus internes. Voici comment une série de 20 interviews dans le cadre d'un meeting annuel, a pu être tenue, mais à distance.
La Covid-19 impacte tous les secteurs, dont celui de la communication des entreprises. Les réunions, meetings et autres rencontres « en présentiel » ont été annulées et continuent de l’être. Pour contourner ce problème, les entreprises ont beaucoup misé sur les « réunions zoom » afin de réunir des personnes « par écran interposé ». En 2019, avant l’apparition de la pandémie, un important client de l’agence Pencil Park, Becton Dickinson & Cie, commande une série de 20 interviews, en différentes langues, en marge d’un séminaire en Écosse. Cette réunion devait rassembler un grand nombre d’acteurs très importants s’exprimant sur un projet clé, développé depuis 2 ans et crucial pour la communication de l’entreprise. L'objectif était de publier ces témoignages dans les mois suivants pour une campagne en ligne sur tous les sites web européens.
Mener toutes les interviews via Zoom
L’irruption de la Covid-19 met un coup d’arrêt brutal à cette réunion en Écosse. Il n’est donc plus possible d’aller filmer ces interviews. Le projet est stoppé net. L’agence Pencil Park propose alors une solution incluant les contraintes actuelles du type « si la montagne ne peut venir au micro, alors c’est le micro qui ira à la montagne ».
Cette solution de contournement a consisté à envoyer des micros HD à chacun des intervenants prévus, dans plusieurs pays. Chaque témoin a été contacté, et une date a été choisie pour mener les interviews via le logiciel Zoom. Ces micros-HD, plug and play ont été branchés au préalable ou en début d’entretien. Les rares problèmes de connexion ont tous été résolus "en direct", par téléphone, de sorte que les aspects techniques ne constituaient pas un obstacle.
Créer une road map pour une consultation en temps réel
Dans le même temps, une road map a été mise en place, un document de référence unique, dans lequel toutes les parties prenantes, agence et client, ont pu consulter en temps réel, les dates d’envoi et de réception des micros, des interviews, les coordonnées des témoins et les thèmes précis sur lesquels ces personnes devaient être interrogées.
Une grille de questions a été peaufinée et les entretiens ont été menés par le même journaliste multilingue, dans un souci d’harmonisation des témoignages. Dans de rares cas de langues peu courantes (néerlandais par exemple) une autre journaliste briefée au préalable a été mandatée.
Intégrer le client dans le processus de création
Les interviews ont été retranscrites et envoyées au client, au fil de l’eau. Il a ainsi pu sélectionner les extraits de son choix pour deux types de montages : un teaser de 90 secondes, et un témoignage plus long. Une fois les extraits sélectionnés, l’agence a proposé un traitement vidéo à la fois simple et esthétique : les mots de l’intervenant forment des arabesques sur l’écran et finissent par dessiner le portrait de la personne qui parle.
Cette solution a séduit le client, d’abord sur le papier, et ensuite, avec beaucoup d’enthousiasme après réception des premières versions.
Les personnes interrogées ont toutes été contactées pour donner leur accord sur le montage et toutes l’ont accueilli avec le même enthousiasme : « authentique, original, bien réalisé… »
De sorte qu’une solution envisagée au départ comme une solution de contournement est désormais envisagée comme une option durable pour les années à venir. Preuve sans équivoque : d’autres commandes de ce format ont été passées, et le projet suit son cours.
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