6 étapes pour faire de la co-conception, même à distance

Le Design Thinking implique naturellement de la collaboration, de la co-conception, de la co-création. Et en ces temps de crise sanitaire, il est important de savoir s’organiser. Alors comment mettre en oeuvre cette méthodologie à distance ?

De nombreuses entreprises ont adopté la méthodologie du Design Thinking, car elle permet d’identifier le besoin réel de l’utilisateur pour lui proposer une solution adaptée. Cette approche simple d’accès sera d’autant plus facile à prendre en main par des participants s'ils sont guidés par des facilitateurs chevronnés.

Bien que le partage au sein d’une équipe en présentiel reste la méthode à privilégier, à mesures exceptionnelles, réponse exceptionnelle ! Et avec 700 collaborateurs à travers le monde, la collaboration à distance est une seconde nature chez Idean.

Voici leurs recommandations pour un design sprint ou un atelier à distance réussi.

1 - Préparation : l’équipe doit se réunir virtuellement

Bien que cela allonge le temps de préparation de 25%, cette étape ne doit pas être négligée car toutes les personnes qui animeront l’atelier ont besoin de maîtriser l’outil. Il faut également prendre le temps de bien se répartir les tâches de préparation. Pour cela, le lead designer et le chef de projet sont indispensables. Une visioconférence rendra le moment plus agréable. En plus de vous faire découvrir vos tenues de confinement mutuelles, elle vous permettra de partager vos questionnements, ou encore de faire des modifications même en cours d’atelier. Autrement dit, la communication doit rester clé !

2 - Soignez votre publicité auprès des participants

La co-création à distance n’est pas encore ancrée dans nos habitudes ! Pensez à écrire les règles du jeu dans une présentation claire. Incitez également les personnes à confirmer qu’elles les ont bien comprises, et qu’elles s’engagent à se consacrer pleinement à l’atelier. Si l’outil de partage choisi présente quelques subtilités, pensez à réaliser un mini atelier de prise en main avec vos participants avant le début de la séance. Envoyez éventuellement des astuces si vous en avez et réalisez une session de prise en main de l’outil avec eux.

3 - Adaptez vos méthodes au mode « à distance »

Pour un ice breaker à distance, pourquoi ne pas interroger vos participants en amont sur leurs hobbies respectifs, puis les faire deviner au groupe, photo à l’appui. Pour vous inspirer, Mural a publié une liste d’idées d’ice breakers à distance.

Pour les plénières inspirationnelles, une présentation partagée pourra sans doute faire l’affaire.

Dans le cas d’ateliers de réflexion en groupe, créez des conférences de groupe dédiées, en plus de la conférence plénière. Un facilitateur avec une connexion wifi sans faille est nécessaire dans chaque groupe. Partagez les règles du jeu dans un mail, tout le monde sera ainsi aligné.

Pour réaliser une cartographie de l’expérience, votre support doit être finement préparé et validé par une personne du métier. Dans l’idéal, laissez un peu de temps avant la restitution. L’occasion pour les participants de donner le goûter au petit dernier...

Le format de vos guerilla testings sera à repenser. Plutôt que des « micro-trottoir », demandez à vos participants de réaliser les tests en visio avec leur « friends and family » avant la plénière.

4 - Zoom sur les outils

La liste des outils collaboratifs et asynchrones est longue : Miro, Mural, Klaxoon, iObeya, Jamboard, evolt.io, etc. Vous avez l’embarras du choix ! Vous trouverez ici une bibliothèque de canevas, classé par thèmes et ici des astuces pour organiser un bon travail de groupe.

5 - Pour le maquettage, ça peut se corser

Vous avez deux choix :

1. Faire réaliser et prendre en photo leurs oeuvres par les participants. Le facilitateur ou un rapporteur en fera la synthèse.
2. Préparer en amont des éléments de base, génériques et modifiables (ex. sur Sketch). Le facilitateur réalise la maquette du groupe à partir des remarques des participants, sur son écran partagé. N’oubliez pas de prévoir un atelier « blanc » avant la séance.  

6 - Suivez bien le déroulement

Allonger le planning de 10 à 15 minutes pour chaque atelier afin de prendre en compte les temps de connexion et les éventuels bugs. Surtout si vous utilisez différents outils de partage.

Si vous enchaînez plusieurs séquences d’ateliers comme dans un design sprint, raccourcissez vos journées pour débriefer et revoir le planning.

À vous de jouer, et souvenez-vous : avec un peu de créativité, on s’en sort toujours !   

Nous espérons que vous vous sentez prêt pour ces ateliers à distance. Pour rappel, Idean vous permet de consulter son ouvrage gratuit sur la méthodologie Design Thinking qui contient les templates indispensables d’exercices et rend explicite toute la démarche.

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