Voilà une activité méconnue et pourtant essentielle à la vie des entreprises : les formalités juridiques. Le plus souvent assurées par un pôle dédié au sein des journaux d’annonces légales, par des cabinets indépendants, ou par une legal tech, elles sont beaucoup plus complexes qu’elles en ont l'air. Décryptage avec les Échos Le Parisien Services.
Les formalités expliquées
Le plus souvent et historiquement, le service des annonces légales et des formalités juridiques est assuré au sein des journaux habilités, mais ils n'ont pas le monopole pour autant et se font de plus en plus concurrencer par des nouveaux entrants. Chez Les Échos Le Parisien Services, il y a un support dédié depuis 2014 et une équipe spécialisée dans la gestion des formalités depuis 2021. Aujourd'hui, le pôle compte une soixantaine de collaborateurs, preuve de l'importance qu'il revêt pour le journal comme pour les entreprises.
Concrètement, le cœur de l'activité consiste pour les formalistes à rassembler toutes les pièces administratives nécessaires à la réalisation d’une formalité juridique, légale, commerciale, vérifier leur validité et à réaliser les formalités (dépôts des différents documents juridiques aux Greffes des Tribunaux de Commerce, rédaction et publication des annonces légales dans les journaux habilités si la formalité l’exige, etc.). En d'autres termes, le pôle est mandaté par des avocats, des notaires, des experts-comptables ou les services juridiques des entreprises pour servir d'interface entre eux et le Tribunal de Commerce et tous les organismes destinataires.
La raison pour laquelle on fait appel à un tiers est simple : les formalités sont très chronophages et rendues complexes depuis presque deux ans par l’environnement technique instable des différents valideurs ! Sans oublier sur le fond, beaucoup de nuances et même des chausse-trappes. Comme le révèle Frédérique Berger-Kohn, guide précieux dans ces méandres.
Par exemple, explique-t-elle : « Lors d'un changement de commissaire aux comptes, il faut bien s’assurer que figure bien dans le procès-verbal le nom du commissaire aux comptes sortant, sans cela, la formalité sera rejetée par le contrôleur au greffe. Or, cette subtilité n’est indiquée nulle part ! Elle est le fruit de l'expérience ». D'où l'intérêt de se faire conseiller et accompagner.
Quelle formation ?
Justement, comment devient-on une pro des formalités ? Frédérique, elle, a un parcours un peu atypique. Formée au métier de formaliste par une formaliste senior, elle a choisi ensuite d’accompagner les clients dans la relation commerciale et se revendique comme « technico-commerciale ». Pour consolider son apprentissage, elle a obtenu un certificat de compétence en droit des affaires au Conservatoire des arts et métiers (CNAM) où elle a suivi les cours du soir durant quatre ans. Pour la grande majorité des formalistes, c'est un profil juriste et beaucoup d'apprentissage. Comme Frédérique l'observe par ailleurs : « si cette spécialité était essentiellement féminine pendant longtemps, elle se masculinise de plus en plus ».
Quoi qu'il en soit, pour s'épanouir dans ce métier, il faut avoir une vraie appétence pour l'aspect technique, mais aussi le sens du service, de l'humain. Pour Frédérique, c'est même central et ce qui fait l'intérêt du métier : « pouvoir construire une relation pérenne avec des profils de clients très diversifiés, d’un cabinet d’avocats à taille humaine à la direction juridique d’un groupe côté en bourse ».
Les enjeux du secteur
Car, comme on l'a évoqué, si les legal tech ont récemment pris pas mal de parts de marché aux acteurs traditionnels, avec des outils digitaux innovants, rien ne semble pouvoir remplacer l'humain pour traiter les dossiers à complexité variables.
Ne serait-ce que parce que l'environnement des outils (guichet unique) est encore bancal et connaît des bugs constants, mais aussi parce que l'humain permet d'avoir une analyse beaucoup plus fine. Et une continuité de service. D'ailleurs, aux Échos, les formalistes travaillent systématiquement en binôme et les clients peuvent échanger directement avec eux.
Ceci étant, ce service volontairement personnalisé et centré sur l'humain ne néglige pas pour autant les outils actuels, qui permettent d'élargir la palette de services et d'attirer de nouveaux clients. C'est dans cette optique qu'une plateforme sécurisée et dématérialisée a été mise en place pour le suivi des dossiers par les clients.
Mettre le digital au service de l'humain, voilà tout l'enjeu d'un pôle comme celui de des Échos Le Parisien Services, qui a traité pas moins de 10 000 formalités juridique en 2023 !
Participer à la conversation