Dans le cadre de la constitution d’une « base client unique » ou de l’intégration d’un CRM, la migration de leur base de données n’est pas une tâche à prendre à la légère. Elle peut être déterminante dans différents cas.
Etendre sa capacité de stockage
Tout est une question de volume ou de solution de stockage des données. La migration de base de données permet d’étendre la capacité de stockage data. De nombreuses entreprises sont confrontées à ce problème à différentes étapes de leur développement et doivent envisager de faire migrer leur base de données. La préparation de cette migration n’est pas quelque chose à négliger car c’est un projet qui, au cœur de l’entreprise, mobilise quasiment tous les services de l’entreprise et qui doit être géré en mode « projet ». L’enjeu, qui est extrêmement très important, repose avant tout sur la « data » ! S’inquiéter des data (qualité, mise à jour des données, architecture de la base, homogénéité des données et des bases etc.) est donc un prérequis qui conditionne la réussite même du projet. Data et migration de la base de données sont indissociables ! Dans tous les cas, il n’y a pas de place pour le hasard ; une migration de base de données se prépare sérieusement et dans la durée.
Enoncer les raisons qui motivent ce transfert de données
Quatre raisons principales motivent généralement ce transfert de données. Premièrement, lorsque le logiciel de bases de données nécessite une mise-à-jour majeure. Deuxièmement, dans le cas d’une migration de toute la data vers le cloud. Troisièmement lorsque l’entreprise souhaite changer de fournisseurs de bases de données. Et quatrièmement quand l’entreprise connaît un fort développement et que la base de données doit être « upgradée », structurée et repensée.
Anticiper toutes les étapes
Ne prenez pas la décision de migrer sans avoir bien anticipé toutes les étapes. D’une manière générale, cela commence par une phase de nettoyage, restructuration, mise à jour et enrichissement des data. Cette phase s’accompagne d’un audit de la base de données portant notamment sur l’architecture de la base (ou des bases si vous en avez plusieurs), les procédures et les droits d’accès, l’hébergement et le stockage des données, les enjeux liés à la « connaissance client » (ERP, CRM, BI …) et, le respect de la réglementation (RGPD).
Vient ensuite la phase d’audit technique d’infrastructure, à savoir la base de données en elle-même, le serveur, les systèmes ou les apps… Dans toutes ces étapes, le facteur humain (la capacité à gérer collectivement un projet) est essentiel à la réussite du projet. Car vous devrez y associer vos équipes Informatique, IT (BI), Juridique (RGPD), Marketing, CRM et Commerciale qui sont directement concernées par la gestion de la relation client.
Se mettre en mode projet
Que vous soyez seul ou accompagné dans votre processus de migration de base de données il faut vous mettre en mode projet. Cela suppose d’être en capacité de se projeter et de disposer des ressources et des compétences, pour préparer puis réaliser toutes les étapes de transfert des données. Se faire accompagner par une société spécialisée dans la Data Marketing permettra de « faire le lien » entre les équipes projet, de (re)mettre la data au cœur du projet et, de bénéficier d’une forte expertise autour de la data replacée dans son environnement Digital et Technologique (système, serveur, apps…).
Faire des choix techniques
Procéder à une migration de base de données c’est aussi faire des choix techniques qui peuvent être complexes. En effet, l’environnement IT dépasse parfois les compétences des équipes data et Marketing, au risque de leur imposer de nouveaux outils qu’ils ne s’approprieront jamais ou qu’ils n’utiliseront pas… Dans cette situation, un œil extérieur et neutre est très important pour diminuer le risque d’un plantage…
L’accompagnement « post migration » est tout aussi important, lorsqu’il s’agit de former les équipes et de s’assurer que le modèle de gestion des données est pérenne.
D’une manière générale la migration de base de données, comme un changement d’ERP ou de CRM nécessite une mobilisation générale et collective pour éviter un décalage (voire un déphasage) entre les équipes Data et Marketing d’une part et les équipes Informatiques et IT (BI) d’autre part. Il n’existe pas de petit manuel de la migration de base de données, ni précisément de best practices, mais en suivant quelques conseils et en respectant les différentes étapes, votre migration devrait bien se dérouler.
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