Créer son webinaire : par où commencer ?

Lorsque les événements traditionnels en personne sont interdits, il devient nécessaire de trouver de nouvelles façons de rassembler les gens. Une alternative simple et rapide à une rencontre traditionnelle est de déplacer l’événement en ligne.

Les webinaires et les événements en ligne ne peuvent jamais remplacer les rencontres physiques, même s’il y a des faits et des objectifs rentables qui les étayent. Lorsque les événements traditionnels en personne sont interdits, nous trouvons des concepts d’événements complètement nouveaux à la suite de ces implémentations alternatives. De quoi se poser des questions sur le futur des événements.

Utiliser une plateforme fiable qui a fait ses preuves

Pour organiser un webinaire, c’est-à-dire partager votre émission et permettre aux participants de s’y joindre, vous avez besoin d’une plateforme fiable. Vous pouvez choisir parmi de nombreux outils de webinaire. Voici quelques conseils recommandés par GoToWebinar, Demio et Microsoft Teams.

Faites attention aux choses suivantes lorsque vous choisissez votre outil :

• Il devrait être aussi facile que possible de participer au webinaire : n’exigez pas que les participants téléchargent un logiciel distinct pour y participer.
• Faites attention à la quantité de participants : parce que certains des outils qui sont gratuits permettent de très petits branchements. Un webinaire est un type d’événement qui vous permet de rassembler un nombre important de personnes en même temps, alors n’oubliez pas de profiter de cette occasion.
• Capacité : l’expérience des participants est tout aussi essentielle en ligne que lors d’un événement traditionnel. Le webinaire ne peut se scinder du tout au tout.
• Suivi des participants : c'est à dire qui était réellement présent. En sachant exactement qui a pris part à l’événement, vous serez également en mesure de cibler votre communication avec précision et d’offrir l’enregistrement à ceux qui ont manqué la transmission originale.
• Le webinaire peut-il être stocké ? Pourquoi ne pas capitaliser sur tous les avantages de votre enregistrement et enregistrer le contenu pour une utilisation future ?

S’assurer d’un environnement serein comme arrière-plan

Assurez-vous que l’espace où le webinaire a lieu est paisible et calme. Il est très important que les participants puissent voir et entendre la transmission. Cependant, il ne faut pas être méfiant vis-à-vis de la technologie, un ordinateur portable avec une caméra web est un bon début.

Utiliser un système de gestion d’événements pour recueillir les données des participants

Le processus d’invitation dans un webinaire est essentiellement le même que dans un événement traditionnel. Par conséquent, vous pouvez et devez utiliser un système de gestion d’événements pour recueillir et administrer les données sur les participants. Il est très facile de négliger l’importance de la communication dans un événement en ligne, puisque le coût d’un no show est beaucoup plus faible que dans un événement sur place. Cependant, les rappels sont particulièrement importants dans un événement en ligne, puisque le participant n’a pas besoin d’être physiquement en déplacement pour y assister.

En plus des rappels, il est également pertinent de guider le participant d’une manière très pratique, de sorte qu’il soit aussi facile que possible de s’y rendre sur son propre ordinateur. C’est aussi une bonne idée d’envoyer le lien vers le webinaire par courriel, environ 15 minutes avant celui-ci.

Organiser un webinaire d’essai pour tester sa viabilité

Lorsque vous introduisez de nouvelles actions ou de nouveaux outils dans votre travail, il est compréhensible que vous manquiez une étape ou que vous ne soyez pas en mesure de prédire tous les résultats possibles. La préparation est essentielle. Testez la structure de votre webinaire, du point de vue de l’organisateur et du participant. Vous pouvez même organiser un webinaire d’essai pour vos collègues, juste pour être du côté sécuritaire. Cela vous donne la possibilité de pratiquer et vous donne également confiance dans le fait que les pièces techniques sont en place. 

Assurez-vous d’avoir une personne-ressource pour le webinaire. Les participants peuvent ainsi contacter l’organisateur s’ils ont des questions ou des problèmes, avant et pendant le webinaire. La personne de contact agit comme une sorte de support technique pour le participant.

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