Recruter, ce n’est pas seulement accueillir une personne, c’est (aussi) la faire rester… Comment créer les bonnes conditions pour accueillir un nouvel arrivant (et ne pas le faire fuir) ?
Les recruteurs ont deux hantises dans la vie : s’apercevoir qu’ils se sont trompé de candidat ou laisser partir un bon profil. Dans un cas comme dans l’autre, les premières semaines suivant l’arrivée des nouvelles recrues sont cruciales. On parle souvent de la marque employeur pour faire venir les candidats, mais elle est aussi essentielle pour intégrer les nouveaux et... les faire rester ! Six conseils pour soigner son onboarding, avec l’agence Dagobert.
Maintenir le contact avant l’arrivée en entreprise
Généralement, après l’entretien et la signature du contrat, il ne se passe rien ou presque. Il peut s’écouler plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avant que le candidat embauché n’arrive effectivement dans l’entreprise. Durant ce laps de temps, ses seuls contacts avec l’entreprise seront souvent administratifs (un numéro de sécu, un RIB et pfff, on se revoit dans deux mois).
Or, ce temps pourrait être mis à profit par l’entreprise pour développer une véritable stratégie d’accueil. C’est le parti pris par Twitter avec son programme « from yes to desk » . Concrètement, l’entreprise reste en contact régulièrement avec le candidat recruté, depuis la validation de son embauche ( « yes » ) jusqu’à sa prise de fonction à son bureau dans l’entreprise ( « desk » ). En tout, 75 étapes internes jalonnent ce parcours, qu’il s’agisse de recueillir les informations administratives du candidat ou de commencer son acculturation à l’entreprise.
Répondre aux questions (avant que le candidat ne se les pose)
Savoir où garer son véhicule ou son vélo, quel est le dresscode de l’entreprise, quels sont les avantages de la mutuelle et du CE… Ces points ne sont pas toujours abordés lors de l’entretien d’embauche. Pourtant, ces questions sont légitimes et chaque nouveau salarié va se les poser, alors pourquoi le laisser dans le flou ? Pour éviter cela, on peut imaginer lui ouvrir un kit d’accès à un espace d’informations et centraliser toutes les réponses utiles à connaître avant d’arriver.
Pour le candidat, cela permet de se projeter, de savoir où il va et surtout… de se sentir attendu ! C’est une manière de réduire le stress du premier jour et d’arriver dans les meilleures conditions. C’est aussi une façon de dire au nouvel arrivant que ce jour 1 n’est pas le premier de son histoire avec l’entreprise, mais que la relation se tisse avant.
Partager en amont sa culture d’entreprise
La connaissance de la culture d’entreprise est un facteur important d’intégration. Mais comment la travailler en amont ? Oubliez la présentation.ppt un peu rasante édictant de grands principes « chez nous on pense que », car personne ne vous lira (non, vraiment personne).
Optez plutôt pour un format innovant comme chez Valve, une société de jeu qui a développé un employee handbook sous forme de BD, avec des conseils en plusieurs étapes. C’est très bien fait, ça donne envie de tout lire et, plus important, ça donne envie d’entrer dans la culture d’entreprise.
Prévoir un kit d’arrivée pour le jour J
Une session d’ordinateur pas créée, un manager trop occupé et indisponible, une première journée sans rien à faire… Il existe encore des entreprises où l’accueil d’un nouveau salarié n’a pas été anticipé. Cela donne à la fois une mauvaise image de l’entreprise, mais aussi un léger sentiment de malaise : finalement, suis-je bien attendu ici ? Or, il est primordial de ne surtout pas donner l’impression au nouveau qu’il n’est qu’un numéro.
Tous les outils dont aura besoin votre recrue pour travailler doivent être prêts. On peut aussi ajouter une dimension humaine et émotionnelle en proposant un welcome kit avec des goodies personnalisés (carnet, mug, t-shirt) ou encore des petites attentions de bienvenue (chocolats, billets de spectacle…).
Le travail de l’onboarding est justement de dire « on t’accueille, on est content que tu sois là, en temps qu’humain et pas juste en tant que salarié ». C’est une manière de dire « on t’a choisi ».
Doser la quantité d’informations délivrées
Transmettre des infos sans s’assurer que la personne a eu le temps de les digérer. Parfois on essaye de tout dire d’un coup aux nouveaux arrivants et on les abreuve de contenus qu’ils sont censés ingurgiter, assimiler et maîtriser dans la foulée. Impossible !
Là, la gamification est votre alliée. Au lieu de poser les 50 pages de process sur le bureau de chaque nouveau, et si vous l’accompagniez en lui délivrant progressivement les infos dont il a besoin, au moment où il en a besoin ? On peut aussi s’inspirer des moocs, ces vidéos à l’issue desquelles on doit répondre à un quizz pour vérifier nos connaissances. Cette approche, qui fonctionne très bien dans les jeux, est faite de petites victoires qui mettent les nouveaux en confiance, et leur permettent d’être acteurs de leur découverte de l’entreprise.
Favoriser les rencontres
Travailler ne se résume pas à une liste de tâches à accomplir dans la journée. L’ambiance de travail avec son équipe et plus largement dans l’entreprise comptent aussi dans la décision d’un salarié de rester. Tout ce qui est trop froid, corporate et deshumanisé ne va pas donner envie de s’intégrer. Donc avant de parler timesheet et productivité, on doit amener du sens et des vraies relations humaines.
Chez Warby Parker par exemple, la réunion du lundi était suivie d’un tirage au sort pour savoir qui déjeunait avec qui. C’est une manière de provoquer des rencontres de manière ludique et agréable, et de ne pas rester dans son petit cercle, dans son équipe. Cela permet de s’ouvrir aux autres secteurs et aux autres métiers de l’entreprise. Autre idée : partager trois fun facts sur chaque nouveau. Chez Bonobos, ils envoyaient un mail avec la photo et un mot de présentation sur le nouvel arrivant, et avec deux vérités et un mensonge. Et le premier des salariés qui réussissait à deviner lequel était le faux gagnait un bon cadeau. Cette manière d’inciter et de faciliter les échanges est très intéressante. Pour qu’une entreprise fonctionne bien, il faut qu’il y ait du dialogue réel.
L’onboarding participe à la construction de la marque employeur : c’est le premier vrai contact qu’un salarié a avec son entreprise. Tout le monde se rappelle de son premier jour, il y a donc un enjeu fort qui consiste à marquer les esprits et donner aux nouveaux l’envie de rester. Quand on connaît le coût d’un recrutement en termes de temps et d’argent, ce serait dommage de tout faire capoter parce qu’on a mal préparé l’accueil des nouveaux salariés !
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