Une femme construit un budget

Quatre étapes clefs pour budgéter votre événement digital

© Portra

D’abord passage obligé, l’évènement digital a très vite montré dans bien des cas ses vertus et ses avantages comparatifs par rapport au présentiel, mais comment évaluer son budget ? L’accompagnement par une agence conseil en évènement est la garantie du contrôle et de l’optimisation de votre budget.

Les avantages budgétaires d’un événement digital sont de prime-abord conséquents : pas de déplacement, pas d’hébergement, pas de traiteur, pas de lieu et surtout plus besoin de mobiliser des équipes durant plusieurs jours à travers le monde ou même simplement en France ou en région. Bref, le digital permet un gain de temps appréciable pour les forces vives de l’entreprise.

Sur ces points le digital bat à pleine couture, financièrement parlant, l’événement physique !

Reste cependant, qu’un événement digital se doit de garantir l’adhésion : « créer l’événement »… à distance. Atouts, pièges et enjeux, L’Annexe de Com’ vous aide à y voir plus clair.

Étape #1 - Les fondamentaux de notre métier

Un événement digital doit conserver certains rouages incontournables propres à un événement physique :

-          Le bon casting : la priorité est donnée à la sélection des équipes de professionnels et à l’accompagnement, soit les personnes les plus qualifiées pour mener à bien la mission, elles seront force de propositions et garantes de l’optimisation budgétaire

-          Le Développement de contenus spécifiques (vidéo, slideshow)

-          La Technique

-          Le Graphisme et la scénographie

-          La Gestion des participants (invitation, suivi des inscriptions, relances, agenda, engagement)

-          La Gestion du temps passé et des équipes

Étape #2 – Une grille budgétaire adapté au format

Un événement digital fait émerger des postes inédits :

-          Le choix adapté d’une plateforme de broadcast ainsi qu’éventuellement le développement de fonctionnalités spécifiques

-          Un plateau technique performant et adapté à l’ADN de l’événement (studio tv, décor virtuel etc.)

-          Des moyens audiovisuels décuplés : caméras, gestion des flux vidéo / gestion des duplex

-          Une mise en scène soignée et calibrée en vue de la réalisation

-          Des moyens humains, des équipes renforcées propres à ces différents postes

Étape #3 – « Penser Digital »

Certains postes déjà présents dans les événements physiques doivent être particulièrement pris en compte :

-          Gestion des intervenants, journaliste, maitre de cérémonie, speaker, personnalité inspirante-

-          Coaching et préparation, script (Ce qui peut passer en présentiel peut ne pas pardonner en digital)

Un événement digital possède des codes et des fondamentaux qu’il faut absolument prendre en compte pour en assurer le succès.

Quelques exemples développés pour vous en convaincre :

La gestion du temps et du format

Un événement digital ne se pense pas à travers un format de 3h d’affilé, l’effort d’attention du participant étant renforcé, il est fortement conseillé de réduire la durée de votre événement. Ainsi, le déroulé doit redoubler d’attractivité et de dynamisme dans un temps imparti plus restreint et intense avec des temps de paroles plus courts et plus impactants impliquant une prise en charge encore plus qualifiée des intervenants (discours, gestuel, posture, contenus diffusés) en faisant appel à des profils spécifiques comme des journalistes, coach en prise de parole audiovisuelle, script, rédacteur en chef…

Les outils et l’innovation

Le choix de la bonne plateforme de diffusion et de ses outils interactifs sont incontournables, il existe de multiples solutions suivant les enjeux – De la simple prise de parole en studio, en passant par un format + scénique ou bien encore la mise en place d’un monde virtuel. Une offre très étendue qui s’adapte aux différents types d’événements – Qu’il s’agisse par exemple d’une convention, d’un lancement de produit, d’un team-building ou bien encore d’un salon…

La dynamisation et la créativité propre à la singularité de l’événement

La notion de mise en scène, de storytelling et de dynamisation de l’ensemble pour ne pas laisser son audience passive est une clef essentielle à la réussite du projet. Les moyens engagés pour la réalisation d’une interface graphique attractive, emprunte de l’ADN client doit être pensée comme véritable support, vecteur des messages et doit être renforcée.  Il en est de même du traitement des contenus multimédia qui deviennent davantage importants (Jingle, séquences vidéos, motion design etc.) - Le budget alloué à la production de ces contenus devient alors plus conséquent car indispensables.

Étape #4 – Une évidence essentielle : L’Humain au cœur du dispositif

La relation doit entièrement être réinventé à travers ce nouveau format.  L’interactivité, l’échange, le partage : piliers de notre métier sont d’autant plus promus au premier plan pour pallier aux contraintes de distanciation physique, d’ambiance et d’émotion. Cela nous parait être encore plus essentiel et nécessite un investissement financier et humain à la mesure du projet afin de pouvoir conjuguer efficacité et rentabilité de votre événement. Ainsi, dans la mesure du possible conserver des moments en présentiel et opter pour un format hybride permet de garantir un bon équilibre.

En conclusion, si le digital se présente objectivement comme l’avenir de l’événement dans bien des cas, c’est à la condition de bien prendre en compte ses besoins spécifiques et ses exigences de qualité.

La complexité de l’enjeu nécessite un échange approfondi entre le client et l’agence au cours duquel seront définis ses besoins afin d’apporter la proposition budgétaire la plus adaptée.  S’appuyer sur une agence experte qui maitrise les codes de l’événementiel et du digital est primordiale   À travers son estimation l’agence apporte une garantie de cadrage du budget.

Nous espérons que cet article aura su solliciter votre intérêt et serions ravis de continuer à partager avec vous nos tips et nos idées autour d’un café !   Soit en présentiel au sein de notre lieu de résidence (https://leshack.fr/) ou en visio - Pour ce faire, il suffit de prendre rendez-vous en nous envoyant un mail à uncafe@annexedecom.com.

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