Se poser les bonnes questions pour organiser son événement digital ou hybride

Les outils pour les événements hybrides étant bien plus poussés, les équipes événementielles se sont donc rendues compte de leur nécessité pour continuer à promouvoir leurs produits, communiquer, fédérer, garder du lien avec leur communauté.

Préparer l'événement en amont

Identifier les outils d'interactions souhaités par les communicants et aussi le degré d'implication des participants. Est-ce que le live sera une zone d'échange importante entre l'audience et les intervenants ? Souhaitez-vous plutôt avoir une vidéo de streaming et garder l'attention des participants sur le message transmis ?

Définir avec le client le moment de l'accès à la plateforme participative, ainsi que les actions d'interactions utilisées (questions, votes, mise à disposition de document, vidéo, image, informations texte). Ce moment en amont de l'événement permet de récupérer de l'information pertinente pour la création du contenu et du discours pour le live. Comme pour l'ensemble des événements, un événement hybride doit se munir d'un déroulé. Une bonne orchestration du live est la clef pour ne pas perdre d'auditoire et surtout êtres impactant.

Une personne de l'organisation doit s'engager dans le processus de création et de validation des éléments pour l’outil d’accueil digital de votre événement. Le plus important est d'avoir un référent qui saura valider les éléments au fur et à mesure pour le bon déroulement de l'événement.

Utiliser une plateforme pendant le live

Choisir une solution intuitive qui se présente comme un SAAS (Software As A Service) ainsi, la plateforme et que le Back-Office peut être disponible partout à travers son navigateur Web. Cet outil de communication peut être utilisé pour des personnes en distanciel ou en présentiel. L'adresse d'accès à la plateforme sera la même qu'il soit sur site ou à distance.

S'assurer d'une bonne captation d'images

Pour un événement hybride, la captation est importante. Elle permet de faire descendre de l'information au format vidéo de bonne qualité pour garder une audience attentive au message.

Pour ce faire, il y a deux solutions :

• Captation sur un site existant (avec ou sans public) : Il s'agit une captation vidéo avec des caméras et micros comme pour tous événements classiques. Pour retransmettre la vidéo en direct sur la plateforme, il est important d'avoir un accès internet dédié et stable (20 Mbps en full duplexe pour le streaming).
• Remote production : Les intervenants se trouvent à distance et dans des endroits différents, la réalisation de la vidéo live se fait dans nos locaux. Là encore ce type de production demande une préparation identique à une captation classique (fournir les présentations et les vidéos en amont, séance de répétitions et de filage avec l'ensemble des intervenants distant, etc.).

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